檔案安全問題可能是……
公司重要的設計圖被離職主管帶走
員工無意看到不該看的檔案
檔案在免費的雲端空間、Line 群組隨意存放,被別人當寶來用
寄信時不小心附錯檔,或寄錯對象,當下全身都是冷汗
Microsoft 365 如何解決檔案安全問題
要保護檔案,那把檔案全部加密起來可行嗎?試試看吧,保證全公司的資訊流通就像一灘死水,Microsoft 365 保護檔案的精妙之處,就在檔案可以自由流動,卻不是所有人都可以隨意使用:
不對之人,不能開啟
檔案能自帶權限,只有允許的對象能開放,且效力不只限於公司(內網),檔案到(公司)境外流通
一樣鎖牢牢,也就是說,您寄給客戶的、協力廠的,他們也不能隨便跟其他人「分享」
權限期限,隨時設定
使用權限還可以設定時限,在對方不再需要此份檔案時讓它失效,也能立即從遠端撤銷檔案存取許可
檔案去向,輕鬆追查
檔案被誰碰過,Microsoft 365 會記錄下來,讓您對檔案的掌控如影隨形,這就叫明鏡高懸,誰敢洩密
責任越小,權限越小
針對不同層級或群組的人,可以限定其對檔案的使用程度,以下權限供您設定:複製、截圖、列印、轉寄、存取
全面掃描,自動保護
對於一些在 Microsoft 365 建立前已經產出的,或外部提供的文件,Microsoft 會掃描全公司的文字,並辨認其中是否有敏感的關鍵字,若有,則將該檔案套上保護標籤,記錄、封鎖或追蹤日後的分享行為
- 檔案就算失竊,竊賊也無法開啟
- 敏感資料在內部流通時,非權限允許者,看到檔案也無法開啟
- 敏感性資料寄給客戶後,只有客戶本人可開啟,他不能再做分享,也不必擔心他不小心流出去
- 記錄敏感性資料傳送出去後,被那個帳號開啟過、開啟過幾次
- 當客戶或供應商關係生變時,可以隨時禁止對方開啟我方檔案的權限
- 資料權限可預先制定,以後每個文檔產出時,權限會直接套用,檔案的權限不必額外指派,安全沒有空窗期
- 使用者可以再自行設定檔案分享權,蓋過預先制定的權