郵件備份器 Mail Archive

Office 365將全球各地企業往來的郵件，安全存放於國際認證的資料中心裡，具備全球最嚴格的管理，安全性與隱密性實在無需多慮！
過往幾年來，Office 365在台企業的使用家數每年皆是倍數成長，雲端市場蓬勃發展，可為何仍有些企業不願將郵件遷移到Office 365去，經過多年的觀察，這種現象除會發生在中大型企業上，也會發生在傳統產業上，傳統保有一份郵件在手上會較有安全感，另外中大型企業需要思考如何遵從法規保有三到七年的郵件，且在必要的情況下，能夠彈性分派權限，快速稽核搜尋所需的郵件資訊，且最好能夠在一推搜尋出來的郵件中，清楚的關聯出頭尾，快速辨別出所要的資訊。
另外一方面，郵件資料全存放於雲端，依據ISO與法規來看，企業要有面對任何狀況的高應變力，來維持服務正常，地端最好另有備份（歸檔）雲端Office 365郵件，提供地端保存完整的一份郵件資料，這對某些企業來說，是相當重要的一件事，龍群科技，能協助您遷移您的郵件，整合您的AD環境，同時提供龍群科技備份器，保存您的郵件在地端，同時採用大數據分析，讓郵件的搜尋更加犀利！

郵件備份器 Mail Archive for Office 365

解決使用者的八大困境
1.	對雲端有疑慮或礙於法規需求，而未使用Office 365	5.	IT人員不敢開放權限給管理者，怕誤觸其他郵件設定
2.	雲端服務上故意或誤刪郵件，發現時郵件已無法救回	6.	對外網路中斷或雲端出現問題，企業服務也跟著停擺
3.	員工離職沒有進行郵件保存，導致郵件遺失	7.	人在外地需舊有郵件，卻不知如何連回公司內部設備
4.	對員工進行郵件稽核，因機敏問題不希望IT人員經手	8.	想知道員工使用郵件工作的狀況，卻沒有適合的管道

個人郵件備份與還原

當使用者誤刪郵件、進行不正確操作導致郵件遺失時，可藉由備份還原功能，再次將使用者信件單一或全部還原到該帳號中

Office 365郵件資料全在雲端，對於企業意欲留存一份歸檔郵件在地端，龍群科技的備份器是吻合您的需要的，他讓您的稽核變得更輕鬆，查詢的方式更多元，任何員工在Office 365信箱中有意無意刪除過往的郵件，您都可以在備份器中，輕易將他找出來，提供企業多一道應變能力。
功能強大的郵件分析能力，依不同權限查閱自己的歷史信件，查閱某部門、多部門、網域或全部，再選主要搜尋的類別，是帳號、檔案名稱或網域，查詢結果以動態儀表板展現，展現後不是結束，而是再進入多重細項查閱的開始，良好的分析能力，造就強大的郵件分辨力，更加容易被操作使用，節省稽核的時效與正確性。
下圖，快速找出某一位使用者在某段時間內，對內外部，收發數量排行榜等。

再點選意欲查看的網域，快速查看寄或收的郵件，或再輸入關鍵字再細分查詢內容。

再將其打開，查閱細部資訊

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MA-輕易抓出該阻擋哪些網域

現有Office 365的管理員，有全域管理員、密碼管理員、服務管理員、使用者管理系統、Exchange管理員等，我們了解到Office 365上的管理員的設計方向，是在維護企業日常的正常維運所需，也就是他的重心，首重維護基本營運，對於郵件分析、內容的稽核的著墨並不多，能不能取得內容？可以！但限制於全域管理員的職權，其他管理員等，並無專屬的郵件分析管理員或郵件稽核管理員之設計，就算是全域管理員，您必須先知道您要訪查的目標才能進行，如果不清楚所有訪查的方向，如查詢信件由誰寄出？誰收？主旨？檔名、內容或時間區間等，則無法有效搜尋，搜尋之後的結果，必須給他一個此次搜尋的存檔名稱，才順利的完成本次搜尋，但是如果情境不是這樣，如果不知道發生甚麼事，那如何進行內容稽核與搜尋，那如果以猜測的方式進去搜尋，很容易會搜尋出數十個不同角度所跑出的檔案，那接下來呢，怎麼分析？很零散、很複雜。
所以現行的Office 365管理中心的設計方式，並不是為了郵件分析或內容稽核搜尋所設計，雖然整體郵件功能非常強大，但如果今天HR主管說想查閱資料，查閱內容，想必IT會有壓力，一來並不適合將全域管理員的權力給HR主管，二來也怕管理中心在操作不熟悉的情境下，容易出大差錯，對於HR主管的角度來看，有些機敏問題，也不適合透過IT來執行。結果，就像現在對於郵件分析與稽核，不談也不做，大家都沒事，也省事，但同時，這個組織也失去郵件資訊分析後，再調整安全性、再降低垃圾郵件的機會，失去精準擬定郵件政策的能力。

下面我們展示，以Topsnet網域為中心，所關聯出來的所有郵件網來的網域，我們無需事前要去預知何種事情，很自然的觀察，您可以看到下面在10/17-11/17間facebookmail.com寄來126封信，購物網站cyber2.gohappy與shopping.friday各自寄來112封與111封，請問30天就發生這個數量，那一年呢？要不要擋掉這三個網域？

購物網站cyber2.gohappy，所送來的大量廣告信，如下：

以本公司網域為中心，觀察所有廠商與客戶往來的收發情境，一目了然得知各家在某段時間內寄多少封信件過來，我們同仁回多少封信回去，主管們，在這個初階段，就可察覺是否有異狀了

MA-從發信區間了解員工的努力

我們如何衡量員工的努力狀況，從KPI績效或是單純看業績？那事務性、客服工作，同仁如何衡量？尤其像國際貿易、外銷、跨國合作、經銷代理等，諸多行業工作時間經常異常或過時，如何給予員工一個工作正確評價，絕不要遺漏感謝那些努力做事同仁，我們提出詳實記錄郵件發信工時圖，供企業評價績效時，一個事實數據當佐證！

下面，我們將員工每日發信的郵件數量做下統計，從當天的第一封到最後一封，幾點幾分發出當天的第一封郵件，一直到當天幾點幾分發出最後一封郵件，這區間，可以視同該員工的工時參考，但並非絕對，這僅用來當佐證與參考，您需要了解該封信內容後，加以參酌績效，得到理解！

Outlook等郵件作業軟體，可以延遲寄信等等行為，不用太在意取巧員工的行為，取巧作法，無法得到適合的回饋，他不會一直取巧下去，重心在管理者是否理解績效本身是一個結果，工時是一個過程，發信數往往是員工辦事方法與效率的觀察點，收信數可探討是否勤務過重否的指標！如圖：

週工時圖